Außerbetriebnahme der Kassa oder des ERPs - Österreich und Deutschland

Achtung: Bevor Sie eine Kassa außer Betrieb nehmen, sollten Sie unbedingt mit uns Kontakt aufnehmen!

Das folgende Unterkapitel betrifft Kassen in Österreich und Deutschland: Diese Anleitung unterstützt sie dabei, bei Beendigung der GEAsoft-Kasse (POS) und/ oder -Base (ERP) die notwendigen Schritte durchzuführen. Bitte klären Sie aber auf jeden Fall vorher die rechtlichen Voraussetzungen für das Beenden der Kasse / des ERP-Systems mit Ihrem Steuerberater und/oder Finanzamt ab! Die hier beschriebenen Hinweise sollen Ihnen helfen die notwendigen Abschlussarbeiten durchzuführen, stellen aber keine rechtlich bindende bzw. relevante Auskunft dar!

Bitte beachten Sie auch, dass die Aufbewahrungspflicht für die geschäftlichen Unterlagen, und dazu gehören auch die elektronischen und ausgedruckten Kassendaten, bei Ihnen liegt und Sie für eine entsprechende Archivierung und Zugänglichkeit sorgen müssen.

Schritt A. Abschlussarbeiten durchführen

Bevor Sie den Betrieb mit der GEAsoft-Kasse / -ERP einstellen, müssen je nach Geschäftsart und Land verschiedene Abschlusstätigkeiten durchgeführt werden. Welche dies genau sind, klären Sie bitte mit Ihrem Steuerberater und/oder dem Finanzamt ab.

Unsere Empfehlung als letzte Aktionen:

1. Tagesabschluss in der Kasse durchführen (Kasse)

2. Kassen-Absicherungsdaten exportieren und archivieren (Kasse)
für Österreich:

• Den RKSV-Monatsbeleg (= Nullbeleg) drucken und aufheben (zur Zeit laut BAO: 7 Jahre): mit "`Monatsbeleg drucken"' einen Monatsbeleg bzw. Schlussbeleg ausdrucken und archivieren.

• Einen Export für das Datenerfassungsprotokoll (DEP) durchführen und den gesetzlichen Anforderungen entsprechend gesichert aufbewahren (zur Zeit laut BAO: 7 Jahre): mit z.B. "`Export Finanzamt und Datensicherung"' das DEP sichern und archivieren.

• Die Kasse im Finanz-Online (FON) abmelden, nachdem wir die Kasse auf inaktiv gesetzt haben. Die FON-Außerbetriebnahme kann nur von Ihnen bzw. dem Steuerberater gemacht werden.

für Deutschland:

• TSE-Export und DSFinKV-Export durchführen (für den Zeitraum seit der letzten Durchführung) und die Daten den gesetzlichen Anforderungen entsprechend gesichert aufbewahren.

• Die Auflösung dem Finanzamt melden.
  

3. Notwendige Daten exportieren (Kasse und ERP)
Sie können die GEAsoft-Exportfunktionen nutzen, um notwendige Daten herunter zu laden und diese anschließend den gesetzlichen Anforderungen entsprechend aufzubewahren.

Unsere Empfehlung:

- Export folgender Kassen-Daten über die gesamte Laufzeit:

• Export Kassen-Belege in CSV- und/oder PDF-Datei
• Kassen-Umsatzberichte erstellen und herunterladen
• Herunterladen der notwendigen Tagesabschlüsse
• Export Artikel in CSV-Datei
  

- Export folgender ERP-Daten:

• Export Artikel in CSV-Datei
• Herunterladen von Rechnungen, Lieferscheine, Rechnungslisten, etc.
• Herunterladen von Bestand und Inventuren, etc.
  
  

Für Österreich: Wir setzen die Kasse danach auf "`inaktiv"', und Sie melden die Kasse dann im Finanz-Online (FON) ab. Die Außerbetriebnahme im FON kann nur von Ihnen (bzw. dem Steuerberater) gemacht werden. Die Abmeldung einer Kasse im FinanzOnline (FON) für Österreich wird im Video 19: "`Meldung der Außerbetriebnahme einer Registrierkasse"' ganz unten hier erklärt: https://www.wko.at/service/steuern/Video-Tutorial-Meldungen-bei-voruebergehendem-Ausfall-ode.html

Wir weisen Sie darauf hin, dass die oben beschriebenen Tätigkeiten nicht im Nutzungsvertrag enthalten sind, da sie von Ihnen selbst durchgeführt werden können. Gerne können wir Sie aber dabei zum aktuell gültigen Stundensatz unterstützen.

Schritt B. Aufbewahrungspflichten

Je nach Land gelten verschieden lange Aufbewahrungspflichten für die steuerlichen Unterlagen, bitte wählen Sie eine entsprechende Archivierungslösung und -länge! Bitte beachten Sie auch, dass nicht alle Datenträger eine entsprechend lange Lebensdauer gewährleisten!

Achtung: Wir sind vertraglich verpflichtet die Daten nach Ablauf des Vertrages zu löschen. Das passiert ca. 2 Wochen nach Vertragsende, damit Sie genug Zeit haben, Ihren Aufbewahrungspflichten nachzukommen. Falls Sie länger dafür benötigen, informieren Sie uns darüber.